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Entenda o que é timesheet e quais são os benefícios de utilizá-lo

7 minutos para ler

Um dos fatores mais essenciais para atingir o nível de produtividade desejado pela empresa é o gerenciamento de tempo. Conhecer qual é a carga horária necessária para realizar cada atividade ajuda o gestor a ter maior controle sobre o fluxo de trabalho e a administrar projetos. A timesheet é uma ferramenta utilizada há muito tempo com tal objetivo. 

No século XIX, quando ninguém pensava na digitalização de processos, o modelo já era usado pela maior parte das empresas no mundo todo. Na época, obviamente, era uma folha de papel determinando as atividades, cargas horárias e demais tarefas dos profissionais, que as completavam a cada dia de trabalho.

Quanto ao modelo timesheet, o que é e como é usado? Neste texto, vamos falar sobre o seu conceito e vantagens. Continue acompanhando e entenda como a ferramenta funciona!

Qual é o conceito de timesheet?

O tempo é um recurso extremamente valioso em uma empresa, concorda? Por esse motivo, ter controle sobre as horas investidas em cada atividade é o grande segredo para otimizar e supervisionar o nível de produtividade. Além disso, para os empreendimentos que utilizam o modelo de cobrança por horas de trabalho, esse monitoramento vai ser imprescindível para a precificação adequada do serviço.

Podemos resumir a timesheet como “gráfico de horas” ou, definindo de maneira mais específica, podemos entendê-la como uma “folha de horas trabalhadas”. Trata-se de um método melhorado para indicar a quantidade de tempo que os colaboradores gastam em seu trabalho.

O quadro de horários normalmente é dividido em semanas, sendo organizado em forma tabular. A ferramenta é fundamental para que os gestores possam saber do esforço coberto na realização das atividades dentro da companhia.

Isso pode melhorar a produtividade e a gestão de tempo no marketing?

A resposta para essa pergunta é “sim”. Essa ferramenta pode ajudar e muito na rotina de uma agência de marketing, pois ela auxilia a:

  • atualizar-se do que está sendo produzido por todos os colaboradores;
  • melhorar o planejamento de conteúdo;
  • gerenciar melhor o tempo gasto em cada tarefa.

Todos sabem que o dia a dia de uma agência de marketing é bem corrido, não é mesmo? Pois então, para que esse trabalho passe a ser mais eficiente e produtivo, essa ferramenta de gestão de tempo é fundamental para ajudar o gestor a deixar suas demandas sempre bem controladas e em ordem. 

Por essa razão, hoje em dia, é praticamente impossível pensar em ter uma agência de marketing que não utilize a ferramenta timesheet, afinal, ela ajuda muito na gestão do tempo de uma empresa.

Como essa ferramenta funciona?

Graças às técnicas e aos softwares especializados cada vez mais eficientes, adotar as timesheets para otimizar processos é, sem dúvida alguma, um procedimento bastante simples. Em uma tabela preestabelecida, os colaboradores acrescentam todas as horas trabalhadas, períodos de férias, intervalos e dias de folga.

As informações são registradas no sistema operacional da empresa ou disponibilizadas automaticamente ao setor de recursos humanos. Antes de serem arquivadas, os dados vão precisar receber o aval do supervisor de cada departamento envolvido.

Há ainda a possibilidade de excluir a adição manual de informações pelos colaboradores. As timesheets automáticas fazem uso da IA (Inteligência Artificial) para que consigam rastrear tudo o que um profissional faz por dia, desde a utilização de ferramentas no computador até as ligações realizadas por telefone.

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Tudo o que o funcionário precisa fazer é ativar a ferramenta quando iniciar o seu trabalho e desativá-la depois de terminá-lo. O sistema, então, indica uma timesheet que pode ser editada e revisada antes de sua confirmação.

Quais as vantagens de utilizá-la?

Agora que você já conhece o conceito de timesheet e como essa ferramenta funciona, vamos falar agora sobre os benefícios que podem ser atingidos com esse modelo. Confira, a seguir, quais são os principais!

Eliminar atividades desnecessárias

Com o modelo de timesheets, as informações passam a ser completamente acessíveis. Ao analisar o registro de horas usadas em uma atividade e observar seus resultados, vai ser possível ter as informações necessárias para concluir se o projeto é relevante o suficiente para que continue recebendo os esforços de seus colaboradores. Se não for, ele vai ser eliminado.

Redistribuição de tarefas entre times

Além de acabar com as tarefas desnecessárias, uma grande vantagem é o remanejamento dos projetos entre as equipes. Conforme avançam em direção ao objetivo, as atividades podem demandar mais ou menos profissionais, algumas exigindo reforços e outras indicando peso extra.

Utilizando as timesheets, os gestores passam a ter noção exata da necessidade de cada uma das atividades. Dessa forma, sabendo quais funcionários estão sobrecarregados e quais estão livres, é possível redistribuir as tarefas. Obviamente que o equilíbrio da força de trabalho passa a ser muito mais eficiente

Planejar as próximas atividades

O timesheet possibilita incluir, com antecedência, dados quanto a eventos futuros. Assim, é possível programar o tempo para execução de trabalhos, reuniões, férias e demais compromissos anteriormente, facilitando o planejamento de atividades.

Maior eficiência na conquista de metas

O simples fato de rastrear o tempo de trabalho de cada profissional do time faz com que eles se dediquem mais para mostrar que estão sendo produtivos. Fora isso, bons colaboradores se automotivam a serem eficientes.

Quando estão concentrados no modo como utilizam o próprio tempo, esses integrantes se distraem menos, afinal, estão focados em otimizar sua força de trabalho. Assim, o caminho natural leva a uma eficiência bem maior na conquista das metas determinadas.

Redução de documentos em papel

Adotar o modelo digital de timesheets acaba evitando a acumulação de vários documentos com dados relevantes de maneira desorganizada. Com softwares especializados, todas as informações são armazenadas de forma digital, podendo ser acessadas de qualquer lugar. Ou seja, além de otimizar a organização e garantir todas as vantagens já citadas, você ainda vai reduzir os danos ao meio ambiente.

Confira, ainda, outros benefícios dessa ferramenta:

  • aumento do desempenho no horário de trabalho;
  • equilíbrio profissional;
  • auxílio na precificação correta de seus serviços;
  • redução de jornadas de trabalho estendidas, as famosas horas extras;
  • ajuda na tomada de decisões;
  • facilidade na realização de reuniões.

É importante lembrar que a gestão de produtividade precisa ser mostrada para os profissionais como algo vantajoso para todos e não só para a corporação. Uma boa forma de contornar possíveis problemas no sistema de contabilidade de horas e garantir uma alta confiabilidade nessas informações é se, por exemplo, esse apontamento for feito pelo próprio time.

Além disso, você pode utilizar um software de gerenciamento de projetos, que conte com a funcionalidade do timesheet. Fazer o controle automaticamente das horas consumidas nas tarefas com as quais a sua equipe está envolvida vai ser, sem dúvidas, muito mais rápido, organizado e fácil. Faça isso com o melhor software. Realize a gestão das atividades e dos projetos da sua empresa de forma ágil e bem estruturada com o GoDash!

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