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Como organizar uma planilha de horas trabalhadas corretamente?

3 minutos para ler

Lidar com prazos apertados é uma situação comum em várias empresas, não é? Afinal, a necessidade de economizar tempo é quase universal. Ainda assim, poucas sabem como efetivamente fazer esse controle e uma planilha de horas trabalhadas pode ser essencial.

Isso porque o não monitoramento leva à improdutividade. Sabe aquela sensação de que você passou várias horas diante de uma tarefa sem ter resultados? É o que queremos evitar aqui. Por isso, decidimos contar um pouco sobre como fazer essa organização. O que acha de continuar com a gente nesta leitura?

O que é uma planilha de horas trabalhadas?

Você já ouviu o ditado que diz que “o que não se pode medir, não se pode melhorar”? A frase do físico britânico William Thomson repercute em outras áreas do conhecimento e ilustra a importância das métricas.

O que isso significa? Imagine a seguinte situação: você está dirigindo em uma rodovia de alta velocidade. Todas as informações estão no painel — velocidade, combustível, aquecimento e por aí vai. E se o painel não existisse e você tivesse, por exemplo, que dirigir sem velocímetro? Ficaria bem mais difícil, não é? Então, o mesmo acontece na hora de gerenciar sem métricas.

Nesse caso, você deixa de entrar em contato com informações e passa a fazer o acompanhamento dos projetos às cegas. Assim, a planilha de horas trabalhadas é uma das soluções para o problema e revela o tempo que cada pessoa investe nas tarefas da empresa, trazendo pontos positivos para a organização.

Como organizar uma planilha de horas trabalhadas corretamente?

Além de ajudar no acompanhamento de projetos, a planilha beneficia os setores de recursos humanos e contabilidade, já que você pode determinar a remuneração de cada funcionário com base nos dados. Existem várias formas de organizá-la, como você vai ver.

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Defina objetivos

Quais são os profissionais com horas registradas? Quais tarefas devem ser priorizadas? As respostas para essas perguntas são definidas na elaboração dos objetivos, a primeira etapa e uma das mais importantes.

Mapeie os processos

Lembra de quando citamos que a planilha faz com que você abandone o acompanhamento às cegas? Então, sua empresa lida com um custo por hora, certo? Mapear gastos e descobrir quanto tempo pode ser dispensado em cada projeto traz uma luz para o planejamento e faz parte da elaboração da planilha.

Automatize

Errar na hora de registrar as horas trabalhadas pode gerar alguns problemas, concorda? Desde contas enganosas até má avaliação dos profissionais. Além disso, o registro manual ainda costuma ser bem cansativo e trabalhoso.

Felizmente, algumas plataformas de gestão de projetos contam com recursos como timesheet, gerando relatórios e demonstrando o rendimento da equipe de forma automática.

Conseguir organizar uma planilha de horas trabalhadas não é muito difícil, desde que você conte com objetivos bem definidos, processos mapeados e boas ferramentas de automação.

Tenha em mente que o ideal é aliar as planilhas às tomadas de decisão eficientes. Por isso, estipule um método para fazer escolhas, levando em conta análise do problema, opções disponíveis e planejamento.

O que achou da explicação para aprimorar a organização de horas trabalhadas? Quer aprender mais sobre o assunto? Então, não deixe de ler o post em que contamos dicas de como melhorar o gerenciamento de tarefas!

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