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6 passos para fazer o mapeamento de processos da sua empresa

4 minutos para ler

Toda empresa precisa realizar processos corporativos: sequências de atividades ordenadas a fim de entregar um produto, serviço ou informação para um cliente. O mapeamento de processos é uma ferramenta gerencial que tem como finalidade identificar o fluxo, as informações, as partes envolvidas, competências, capacidades e recursos para atender todos os componentes necessários.

Isso faz com que todas as tarefas de uma organização saiam conforme o planejado, sem problemas e com poucas mudanças. Mas como mapear processos? Um excelente começo é seguir os 6 passos que vamos detalhar neste texto. Continue acompanhando e saiba como fazer o seu mapeamento na prática!

1. Identificar o problema

Seu objetivo pode ser aperfeiçoar um processo já existente ou estabelecer um processo partindo do zero. Nos dois casos, o passo inicial é identificar a questão crítica (um problema real ou em potencial) que exige que algo seja feito para que não cause péssimos impactos nos negócios da empresa.

Após definido o planejamento estratégico, é o momento de analisar e de identificar elementos que podem impedir que os objetivos sejam atingidos. Assim, vai ser delimitado um cenário no qual as ações vão precisar ser colocadas em prática para impedir que isso aconteça.

2. Estruturar um mapa para o processo

O mapa é a representação gráfica da sequência de tarefas que formam um processo. Ele procura destacar informações de entrada, de processamento e de saída. É preciso incluir produtos, atividades, serviços, fornecedores, clientes envolvidos e informações.

3. Selecionar a equipe

Por mais eficiente que sejam as ferramentas e o gestor da empresa, qualquer projeto vai ser fadado ao fracasso se não tiver o engajamento dos membros da equipe. Tanto quanto experiência e capacitação profissional, é preciso que os colaboradores tenham participação ativa nas mudanças estabelecidas.

4. Criar as medidas de controle

Qualquer mudança estrutural precisa ser acompanhada de indicadores que possibilitem o monitoramento de tudo o que está sendo feito. Se não for dessa forma, o melhor dos planejamentos pode passar a ser uma verdadeira armadilha para um time que não consegue atingir seus objetivos, uma vez que se cria uma expectativa que não vai ser atendida.

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O ideal é que a equipe determine os objetivos e as medidas dos subprocessos e processos, iniciando pelo que diz respeito ao cliente final. Isso pode ser estabelecido em quatro níveis: a meta a ser alcançada, uma forma de monitorá-la, uma estratégia para comparar o real e o objetivo, além de um procedimento para fazer a correção dos desvios.

5. Fazer o monitoramento e avaliar a eficácia do projeto

Agora é o momento muito importante: monitorar e avaliar o funcionamento do processo. A partir daí, você vai poder trabalhar nas otimizações que podem ser feitas. É bem comum que profissionais especializados sejam selecionados para seguir com essa avaliação.

No entanto, é preciso ainda ouvir o que têm a dizer as partes que participam de forma ativa da execução dos processos. Para isso, a realização de questionários e de pesquisas internas passa a ser uma excelente solução.

6. Mensurar os resultados e reaplicar os métodos

É imprescindível que se mantenha um ciclo contínuo de mensuração e de monitoramento dos processos para deixá-lo alinhado à realidade do negócio e do mercado, que pode mudar frequentemente, especialmente em plena era da transformação digital.

Jamais deixe de fazer as mudanças, mas saiba que é necessário algum tempo de maturação para que as alterações realizadas no processo original possam ser mensuradas de forma efetiva. Em seguida, estabeleça períodos para repetir o procedimento e, então, mantenha os processos da companhia sob o seu controle.

O mapeamento de processos se trata de uma técnica fundamental para gerar um entendimento completo sobre os conjuntos de ações que formam a empresa. Com ele, torna-se possível promover alterações a fim de otimizar o modo como os processos influenciam o sucesso do negócio.

Lembrando que o mapeamento de processos deve ser repetido com certa frequência para impactar positivamente a transparência, eficiência e produtividade da empresa, além de se manter sempre atualizado!

E então, entendeu a importância de mapear os processos? Está preparado para aplicar a técnica? Aproveite a visita e continue seu aprendizado: saiba quando é o momento ideal para investir na automação de processos!

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