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Como identificar o software gestor online ideal para seus projetos?

6 minutos para ler

Gerenciar uma equipe nem sempre é uma tarefa fácil, não é? Se você lida com essa tarefa na sua rotina, certamente percebeu como a falta de organização e interação entre os times pode gerar resultados ruins. É justamente para resolver isso que existem os softwares gestores online.

Como escolher o ideal para seu negócio? É isso que vamos falar ao longo do post, explicando quais são os critérios mais importantes e por que você deve ficar de olho neles. Vamos lá?

Armazenamento em nuvem

Existem duas grandes vantagens de contar com um software armazenado na nuvem. A primeira é o fato de dispensar grandes espaços na memória do computador, já que tudo é salvo diretamente na web. 

A segunda é a possibilidade de sincronização — usando a mesma conta em dispositivos diferentes. Assim, você passa a acessar suas informações em qualquer lugar do mundo. Como a nuvem funciona?

De forma geral, a ideia se baseia no fornecimento de serviços unicamente pela web. Isso cria interações rápidas e economia de espaço físico, além da arbitrariedade geográfica. A velocidade depende apenas da conexão com a web e da arquitetura do próprio software.

Foco em produtividade

Você já parou para pensar em quanto tempo improdutivo perde por dia? Esse é um cálculo necessário na hora de elaborar as ideias de gestão. Afinal, antes de buscar mais tempo, o ideal é que possa aproveitar o que já tem disponível.

Por isso, essa deve ser uma das prioridades do software. Se você precisa de várias telas e comandos desnecessários, procure ligar o sinal de alerta. A produtividade leva em conta produzir muito com a menor quantidade de recursos possível.

Sabe quando alguém da sua equipe gasta vários minutos buscando um documento ou arquivo que poderia ser carregado em segundos via software? Então, isso passa pela digitalização de processos em software — ponto que não pode deixar de ser levado em conta.

Controle de tempo das tarefas

O primeiro passo para melhorar o uso do tempo é registrá-lo. Um impulso natural quando queremos fazer as coisas de forma rápida é cronometrá-las. Isso pode ser feito de forma automática em um bom software gestor — contando com relatórios das horas em atividades específicas.

Assim, você fica ciente do rendimento das pessoas do seu time. Ainda, pode descobrir qual o tempo que cada pessoa demora para finalizar alguma tarefa, selecionando os mais produtivos para onde têm mais aptidão.

Isso influencia a condução de projetos. Uma reclamação comum é justamente a sobrecarga, não é? O problema pode ser fruto de uma gestão de tempo ruim, assim como falta de coordenação nas tarefas.

Repositório de arquivos

Parte do trabalho de gestão envolve armazenar e compartilhar informações, certo? Seja de serviços, contabilidade ou finanças. A forma tradicional é a impressão e a alocação em pastas e armários.

Uma das principais utilidades do software gestor é justamente o armazenamento digital em repositórios de arquivos. Assim, você pode organizar os arquivos em pastas e categorias, acessando quando desejar.

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Isso também facilita a tomada de decisão. Afinal, você vai estar munido de informações e dados de forma mais rápida — trazendo mais segurança e fazendo com que as escolhas deixem de se basear em “achismos”.

Interação entre os times dentro de cada projeto

Se encontrar informações pode ser difícil, manter os membros da sua equipe atualizados é mais ainda. Um dos recursos mais úteis do software gestor online é a possibilidade de promover interações e popularizar o acesso em uma empresa.

Sabe o repositório de arquivos que citamos? Então, alguns softwares permitem o compartilhamento com outros usuários. Essa é uma das formas de intensificar o contato entre a gestão e a equipe.

Outro recurso possível é o chat. Por meio dele, é possível manter contato com outros funcionários sem necessariamente transportar o contato para apps e redes sociais como WhatsApp e Messenger.

Registro de atas de reunião

Algumas plataformas contam com um recurso simples, porém eficiente — o registro de atas de reuniões. Nem sempre a logística favorece e todos podem comparecer. Para esses casos, a ata é disponibilizada também aos que não estiveram presentes.

Qual é a importância da ata? Pense da seguinte forma — a reunião serve para definir algumas resoluções, não é? Se isso não for registrado, os profissionais que estiveram presentes podem simplesmente esquecer ou não colocar em prática.

A ata serve para isso e é útil em reuniões formais e informais. Pode ser usada como um pequeno resumo para os que não estiveram presentes na reunião, fornecendo informações valiosas sobre tudo o que foi debatido.

Usabilidade simples

A usabilidade diz respeito à facilidade que os usuários têm com o software. Não adianta ter uma plataforma para incrementar produtividade se você perde muito tempo até para aprender a usá-la.

Você já abriu algum programa de computador e sequer sabia por onde começar? Isso pode ser causado por vários fatores — excesso de botões, layout ruim, falta de materiais de apoio e por aí vai.

O ideal é que esses softwares transmitam clareza e facilidade. Existem alguns sinais, como facilidade de aprendizado, memorização simples, poucas chances de erros e design pouco poluído. Tutoriais na tela inicial também são um ponto positivo.

Registro de indicadores

É difícil melhorar o que não pode ser medido, certo? Se o software conta com a possibilidade de analisar indicadores, fica ainda mais fácil de avaliar o desempenho da sua equipe e saber os pontos que você vai precisar melhorar. Algumas plataformas permitem que você escolha por conta as métricas mais relevantes para seu projeto.

O software gestor online pode trazer muitas novidades e ferramentas úteis para sua empresa. Ao usá-lo, fica mais fácil economizar tempo, produzir mais, promover interações entre os times e armazenar documentos.

Não se esqueça de analisar bem antes de fazer a escolha. Existem vários softwares disponíveis no mercado e é importante encontrar o que mais faz sentido para seu perfil de gestão e as necessidades do seu negócio.

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