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Como otimizar a gestão do tempo no trabalho? Entenda aqui

4 minutos para ler

A sensação de estar perdendo tempo pode ser muito frustrante, não é? Para além da vida pessoal, isso também se aplica ao contexto profissional, em que há a necessidade de cumprir prazos, realizar entregas e atender clientes. Por isso, a gestão do tempo no trabalho ganha uma importância ainda maior.

Mas como realizá-la? Neste post, você vai aprender um pouco sobre o assunto. Continue a leitura e confira os pontos mais relevantes para se organizar e como melhorar esse aspecto em sua vida.

Planejar o dia

Existem várias formas diferentes de planejar o dia. Você pode usar calendários, planejamentos semanais e relacionar ações pontuais com prazos e lembretes, por exemplo. A criação de metas também conta, organizando suas ideias em passos.

Em alguns casos, você já tem as tarefas definidas e sabe exatamente o que tem que fazer. O problema é a não priorização em ordens de importância e a falta de um timebox, isto é, uma forma de definir a quantidade máxima de tempo por tarefa.

O planejamento evita os dois problemas ligados à desorganização: sobrecarga e a ociosidade. Em um lado, o excesso de trabalho a ser cumprido em um período curto de tempo. Do outro, o espaço ocioso, em que nada de produtivo é feito.

Definir prazos para entregar as tarefas

Definir prazos não é fácil e influi consideravelmente na qualidade do projeto. Você pode começar mensurando o tempo, tendo em mente que a criatividade pode ser comprometida dependendo das horas que tem disponível.

Afinal, quanto tempo pode ser dedicado durante o dia? Esse é outro ponto que você precisa ficar de olho. A solução pode ser a elaboração de um cronograma, definindo datas para o projeto ser entregue. 

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Aqui, é importante relacionar os imprevistos. Muita coisa depende de serviços terceiros ou condições muito específicas que podem exigir uma extensão de prazos apertados. Deixar uma margem para imprevistos pode salvar a sua gestão do tempo no trabalho!

Concentrar-se no que realmente importa

Lidar com distrações pode ser uma grande dor de cabeça. Isso porque existem estímulos em quase todo lugar — redes sociais, televisão, colegas de trabalho e por aí vai. Quem nunca parou o que estava fazendo para verificar uma notificação?

O ideal é traçar uma lista das coisas que sua equipe precisa atingir para manter o foco, incentivando a concentração em coisas que relevantes e distinguindo o que é importante e do que não é. Caso a dificuldade ainda seja alta, fazer intervalos e pequenas pausas beneficiam a concentração,

Algumas atividades fora do ambiente de trabalho também são úteis. Os exercícios físicos, por exemplo, trazem benefícios para a memorização a ajudam a pensar objetivamente, além de reduzir a ansiedade e o estresse.

Por fim, cabe informar que a má gestão de tempo gera perdas que podem se tornar financeiras. Mudar isso passa pela prática de conceitos de organização, planejamento, definição de prazos e foco nas tarefas mais relevantes.

Embora algumas ideias simples ajudem a melhorar esse cenário, como contratar funcionários que sejam realmente comprometidos com o negócio. Se a desmotivação for alta, é dificílimo produzir bons trabalhos em tempo hábil.

Se você ainda não sabe por onde começar na hora de cuidar da gestão de tempo no trabalho, pode dar o primeiro passo adotando um software de projetos. Assim, você automatiza o controle dos prazos, melhora a organização e ainda compartilha arquivos com os outros profissionais por recursos como armazenamento na nuvem.

E você? Tem amigos que ainda não sabem como otimizar a gestão do tempo no trabalho? Então, não deixe de compartilhar este post com eles nas redes sociais!

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