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Aprenda como fazer uma gestão de processos eficiente nas empresas

7 minutos para ler

Ter processos bem claros e definidos é o grande segredo para aproveitar ao máximo os recursos da empresa e, dessa forma, aumentar o desempenho do negócio. Mas, afinal, como alinhar os processos aos propósitos estratégicos da organização e promover a melhoria contínua? A resposta é bem simples: estabelecendo uma excelente gestão de processos.

No mercado dos dias atuais, adotar boas práticas de gestão de processos é um imperativo para que uma companhia se mantenha competitiva. Assim, o administrador, caso não queira ver sua empresa perder relevância, não pode, de forma alguma, se acomodar e resistir à renovação das práticas operacionais.

As possibilidades e as necessidades que se apresentam para uma empresa estão se transformando o tempo todo, e os processos devem acompanhar esse movimento. E aí, quer saber mais sobre a gestão de processos e sua importância? Então, continue acompanhando, pois vamos contar tudo para você! Boa leitura!

O que é gestão de processos?

Gestão de processos refere-se a um conjunto de práticas que têm a finalidade de buscar o aperfeiçoamento contínuo dos processos empresariais. Para isso, os gestores se propõem a identificar, documentar, desenvolver, controlar e monitorar os processos da empresa. E isso vale também para a própria gestão de processos, que é um processo, ou seja, um conjunto de ações sistemático e completamente organizado.

Qual a importância de uma gestão de processos eficiente nas empresas?

Além da grande quantidade de competidores presentes hoje no mercado, precisamos citar a tecnologia, que modifica comportamentos e hábitos dos consumidores e das empresas em uma velocidade absurda. É por isso que não há mais lugar para os empreendedores que pensam como se pensava antigamente, ou seja, aqueles que se apegam ao jeito convencional de fazer as coisas e que são resistentes à mudança.

O mundo está em constante mudança, e as empresas não estão alheias a elas. Essa é a grande relevância da gestão de processos: fazer com que a organização se enquadre nas novas realidades que o mercado impõe. Além disso, é importante mencionar que as práticas da gestão de processos auxiliam também no combate ao desperdício.

Com o design, planejamento, monitoramento e aperfeiçoamento dos processos, a companhia passa a aproveitar melhor seus recursos. Com a vasta concorrência, qualquer possibilidade de ofertar um preço de venda menor é fundamental como diferencial competitivo. Além disso, ainda há a possibilidade de aumento da margem de lucro ou de melhora na produção.

A gestão de processos também possibilita a compreensão das práticas do negócio como um todo, o que torna possível que as pessoas entendam como o seu trabalho afeta no trabalho dos outros profissionais, criando um senso de responsabilidade e engajando mais os colaboradores.

Isso se dá porque as pessoas passam a entender o sentido por trás das atividades que praticam e a conectá-las a partes do processo, atribuindo-lhes um significado. Ainda não se convenceu do quanto adotar um sistema de gestão de processos na sua empresa é importante? Então confira os principais benefícios a seguir!

Quais são os benefícios da gestão de processos?

Confira os principais benefícios de uma boa gestão de processos!

Melhor aproveitamento do tempo

Quando um processo é aprimorado ou modelado, um dos pontos principais que são planejados é saber como garantir o mínimo desperdício de tempo. Oportunidades de automação também são exploradas, para que os colaboradores e gestores consigam mais tempo para fazer outras tarefas mais estratégicas.

Redução de custos

Aproveitar melhor o tempo disponível é uma forma de economizar. No entanto, é importante saber que a gestão de processos também busca oportunidades de reduzir custos em frentes variadas.

Afinal, ela permite que seja realizado um controle mais efetivo dos estoques e das atividades, diminuindo o tempo de ociosidade e os desperdícios. O correto planejamento possibilita que todos os recursos sejam bem aproveitados, de modo que os valores investidos em manutenção (água, energia elétrica, equipamentos e máquinas etc.) e em estoque passam a ter um retorno mais positivo.

Dessa forma, as finanças ficam totalmente equilibradas e o gestor pode fazer um direcionamento mais adequado do capital otimizando a gestão de compras.

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Maior qualidade nos produtos e serviços

Um ótimo processo é aquele que tem como resultado um serviço ou produto de qualidade, que deve ser sempre o propósito final da empresa.

Tomada de decisões qualificada

Como implica no monitoramento de indicadores e métricas, a gestão de processos colabora para uma cultura empresarial na qual as decisões são tomadas sempre baseadas em dados.

Retenção de talentos

Como os processos são mapeados e amplamente conhecidos, torna-se bem mais fácil alocar os profissionais adequados a cada função, aumentando, assim, a qualidade e a satisfação do trabalho dos colaboradores.

Quais são as etapas da gestão de processos?

Há diversas formas de executar a gestão de processos. Confira, a seguir, uma possível divisão por etapas!

Planejamento

Nesta fase inicial, nasce o projeto. Nessa fase, são analisados o objetivo do processo, o conjunto de atividades envolvidas e a relação do processo com a estratégia da empresa.

Modelagem

A modelagem diz respeito ao desenho dos fluxos de trabalho, ou seja, como vai ser a prática do processo que está em desenvolvimento.

Simulação

Fase em que as atividades delimitadas na etapa anterior são testadas. Uma etapa muito útil para investigar como o que foi calculado ocorre na prática e de que modo os colaboradores lidam com o novo processo. A simulação é muito relevante para colher insights que permitam aprimorar a solução que está sendo proposta.

Execução

A partir da experiência adquirida na simulação, são realizados os ajustes necessários e, então, o processo passa a ser praticado.

Monitoramento

São colhidos dados conforme os KPIs e as métricas definidas nas etapas de planejamento e de modelagem. Tais dados são essenciais para saber se os objetivos determinados são de fato atingidos.

Melhorias

Por fim, é preciso ter em mente que o mesmo trabalho de modelagem de um novo processo pode voltar a se repetir futuramente. Então, ele precisa continuar sendo problematizado e acompanhado.

Como o GoDash auxilia em uma gestão de processos eficiente?

Você já parou para pensar na possibilidade de evitar desgaste excessivo, trabalhos repetitivos, e tomadas de decisão lentas, e tudo isso ao mesmo tempo? Pois então, a automatização de processos é útil justamente para esse objetivo.

A ideia é utilizar uma alternativa inteligente para preservar o seu time de profissionais e deixar algumas tarefas sob responsabilidade das soluções tecnológicas. O GoDash pode fazer isso para você, e é um produto que entrega uma solução para otimização de produtividade e de tempo para a sua empresa.

A automatização de processos é fundamental, tanto como recurso para auxiliar os membros da equipe quanto como ferramenta de gestão. O objetivo é transformar atividades complexas em simples comandos no computador. Ainda não encontrou uma solução para automatizar os processos do seu negócio? Então, aproveite as incríveis vantagens do GoDash! 

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