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APRENDA COMO FAZER GESTÃO DE ATIVIDADES COM MAIS EFICIÊNCIA

6 minutos para ler

Fazer a gestão de atividades nem sempre é uma tarefa simples. Isso porque envolve questões ligadas à produtividade e à eficiência do time — além da delegação de trabalho para evitar sobrecarga dos membros.

Mas, afinal, como gerir as tarefas? É justamente sobre isso que vamos falar neste post, explicando um pouco sobre o que significa essa ideia, qual sua importância e como implementá-la. O que acha de nos acompanhar ao longo do texto?

O que é gestão de atividades?

A gestão de atividades trabalha com a ideia de organizar e distribuir tarefas. O que isso significa? Pense da seguinte forma — se olhar para sua equipe, vai ver vários profissionais com características diferentes, não é?

Isso faz com que cada um responda de diversas formas às pressões, prazos, compromissos e responsabilidades. Como extrair o potencial máximo de cada um deles? A resposta pode estar em estruturar e implementar uma ideia de gestão e é para isso que o conceito serve.

Como definir uma ordem de prioridade para as tarefas?

Se você lida com assuntos de gestão há um certo tempo, deve ter reparado como tudo pode parecer urgente. Sabe quando você lida com um “mar” de demandas de uma só vez? Então, definir uma ordem de prioridades pode ser útil nessa hora.

Isso porque uma pequena parte das tarefas costuma ser responsável pela maior parte dos resultados. Por onde começar? O primeiro passo é diferenciar as coisas urgentes das importantes, criando uma hierarquia para a execução do trabalho.

Como delegar tarefas?

A centralização pode ser um grande problema na hora de gerir. Na prática, tomar muitas tarefas para si gera sobrecarga e prejudica prazos — além de tornar a rotina de trabalho mais estressante.

Então, para resolver isso, você vai precisar conhecer bem sua equipe. Não adianta direcionar atividades para pessoas com pouca aptidão em executá-las — nesse momento, entender as afinidades de cada um ajuda a fazer uma distribuição de forma mais justa.

Qual é a importância da gestão de atividades na empresa?

Existem muitos benefícios proporcionados por uma gestão de atividades eficiente. Claro que, muitos deles, você só descobrirá na prática. Mas, ainda assim, listamos as principais razões pelas quais você deveria começar a considerar a definição de uma ordem de prioridades, a delegação de tarefas e outras medidas.

Otimização da produtividade

Por mais que muitas pessoas acreditem que é possível ser um profissional multitarefas, isso é impossível. O ser humano é, literalmente, incapaz de realizar duas ou mais atividades simultaneamente. No máximo, ele conseguirá ficar oscilando sua atenção entre uma coisa e outra.

Por isso a gestão de atividades é tão relevante. Em vez de tentar abraçar o mundo com as próprias mãos e se colocar em um verdadeiro caos, você seleciona o que é mais importante e precisa ser concluído primeiro. Isso extermina a improdutividade e a ansiedade por ter que realizar várias funções ao mesmo tempo.

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Cumprimento de prazos

Uma consequência da gestão de atividades e da otimização da produtividade é o cumprimento constante de prazos. Com uma alocação correta das prioridades e a atenção integral do profissional a cada demanda de forma individual, sua capacidade de concluir suas tarefas é ainda maior.

Além disso, com uma organização adequada, é possível ter mais clareza do que precisa ser feito e qual é o tempo disponível para terminar essa atividade. Dessa forma, tendo um cronograma bem definido, fica mais fácil se concentrar em concluir as tarefas dentro do prazo.

Melhoria na comunicação

Uma equipe improdutiva, sem clareza do que precisa ser feito, com atraso na entrega das suas demandas e acúmulo de trabalho se torna estressada e potencialmente hostil, o que dificulta a comunicação e gera diversos conflitos. Isso é péssimo para a motivação e também para o convívio no dia a dia.

Quando você realiza a gestão de atividades, consegue estabelecer uma comunicação mais clara do que precisa ser feito e também do que não deve. Assim, consegue reduzir a incidência de problemas interpessoais, manifestar suas necessidades e se colocar à disposição de uma forma clara e objetiva.

Organização de demandas

Em um cenário bastante comum, as demandas não são algo com o que você pode lidar lenta e pacientemente. Pelo contrário: elas batem à porta em um ritmo constante. Primeiro, um relatório importante. Depois, a reclamação de um cliente. Em seguida, uma análise de desempenho. E tudo precisa ser feito urgentemente.

Consegue imaginar a cena? Para resolver essa situação, é importante ter clareza do que deve ser priorizado, de quanto prazo você tem para realizar cada uma dessas coisas, de modo que tudo seja concluído a tempo. Esse é um benefício proporcionado pela organização das demandas, que é parte da gestão de atividades.

Como fazer a gestão de atividades?

A gestão de atividades é útil, independentemente do nicho em que sua empresa está estabelecida. Ainda assim, você vai precisar ficar de olho nas necessidades mais importantes — para supri-las com as ideias da gestão.

Um ponto importante para os gestores é a definição de atividades em filas como “tarefas em andamento” ou “projetos com data limite para o dia 2 de janeiro”. Isso economiza o tempo que sua equipe gasta para definir o que é mais importante.

Outro conceito útil é o workflow, isto é, o fluxo de trabalho. A partir dele, fica mais fácil entender as várias etapas da tarefa, desde seu início até o encerramento. Em alguns casos, é possível direcionar um profissional para cada etapa.

Como você viu, a gestão de atividades é útil envolve vários detalhes que precisam ser levados em conta. Se você fizer um bom trabalho na hora de delegar tarefas e definir prioridades, a tendência é que os resultados apareçam de forma rápida.

Uma forma de começar a melhorar a gestão é por meio das plataformas de automação. Isso porque promovem mais agilidade no processo e digitalizam tarefas que anteriormente eram feitas de forma manual.

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