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Como otimizar o gerenciamento de tarefas? Entenda aqui

6 minutos para ler

O sentimento de que o dia chegou ao fim e não foi possível cumprir com todas as tarefas que deveriam ter sido realizadas é algo que assola muitas equipes. Quando isso acontece, é uma demonstração clara da necessidade de otimizar o gerenciamento de tarefas.

Se você quer aprender a fazer isso e conferir dicas certeiras para melhorar a sua produtividade, sua otimização do tempo e gestão de atividades, fique conosco. Neste post, vamos explicar as vantagens do gerenciamento de tarefas e mostrar como podemos ajudar você. Acompanhe!

Afinal, o que é o gerenciamento de tarefas?

Antes de avançarmos no assunto e você descobrir as dicas que funcionam para otimizar suas atividades, é importante entender o que, de fato, é o gerenciamento de tarefas. Então, vamos lá!

A gestão de tarefas nada mais é do que a distribuição eficiente de todas as atividades que você tem para cumprir em um dia. Para isso, é preciso identificar e organizar cada uma delas de acordo com a sua prioridade.

Isso é o que proporcionará a sensação de que você realmente fez o que deveria ter sido feito durante a jornada de trabalho. Caso contrário, você ficará o dia todo tentando resolver imprevistos e urgências que consomem a maior parte do seu tempo.

Por que fazer o gerenciamento de tarefas?

Pode parecer algo óbvio, mas não é. O gerenciamento do seu tempo é uma forma de fazer com que todas as suas tarefas sejam cumpridas, antes mesmo que elas virem uma urgência, proporcionando mais tempo livre para você.

O resultado disso é um trabalho melhor realizado, com mais cuidado, atenção, precisão e, é claro, a melhor qualidade do tempo. Por outro lado, uma equipe que não consegue ser produtiva e gerir as suas tarefas adequadamente, acaba se tornando estressada e, por consequência, desmotivada.

Como otimizar o gerenciamento de tarefas?

Agora que você já sabe o que é o gerenciamento de tarefas, é chegada a hora de conferir algumas dicas essenciais para, de fato, melhorar a sua produtividade e chegar ao final do dia com a sensação de que você cumpriu com aquilo que precisava ter sido feito. Fique atento e confira as dicas!

Organização

Como você viu, organizar as suas tarefas é algo muito importante. Para isso, você precisa adotar algum método de organização. E o mais recomendado é separar as suas obrigações por ordem de prioridades.

Mas como, afinal, determinar o que é ou não prioritário? Existem diversas maneiras de fazer isso, começando por classificar as tarefas entre urgentes e importantes. Raramente algo vai ser urgente e importante ao mesmo tempo — a menos que você não cumpra algo importante a ponto de se tornar urgente, é claro.

No mais, tarefas urgentes são aquelas que costumam aparecer do nada e atrapalhar a execução daquilo que você realmente deveria estar fazendo. Portanto, é importante considerar o que realmente pode ser feito e que trará avanços durante o seu dia. Priorize e foque nisso.

Delegação

Se o que é precisa ser feito não é importante, independentemente de ser urgente ou não, procure delegar para alguém que possa fazer por você. Na maioria dos casos, você acaba se ocupando de tarefas que poderiam estar sendo feitas por outra pessoa e estão prejudicando o seu tempo. Por isso, é importante ter bem definido as funções de cada um dentro da equipe. Assim, quando for necessário delegar alguma tarefa, saberá para quem fazê-lo.

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Automatização de processos

Outra solução bastante interessante que pode ser adotada para otimizar o seu tempo e da sua equipe é a automatização de processos. Algumas tarefas simples e repetitivas podem ser simplesmente realizadas por uma máquina e esse é o trabalho de muitos softwares.

Portanto, não fique utilizando o seu tempo e o de sua equipe com tarefas mecânicas que poderiam ser automatizadas. Em vez disso, “terceirize” essa função para um algoritmo e aproveite o seu tempo fazendo aquilo que realmente tem relevância para o seu negócio.

Pausas

Pode parecer contraditório, mas fazer algumas pausas é o que realmente pode ajudar a você e a sua equipe a serem mais produtivos. Antes de criticar ou excluir essa ideia da cabeça, por favor, simplesmente experimente.

Colaboradores sobrecarregados tendem a perder o foco com mais facilidade, isso reduz significativamente a sua produtividade e ainda por cima afeta a sua motivação. Portanto, não tenha medo de fazer pausas em meio ao expediente, afinal, isso poderá afetar positivamente o desempenho da sua equipe.

Reuniões

Esse é um tópico extremamente relevante no gerenciamento de tarefas. Muitos gestores e líderes realmente gostam de fazer diversas reuniões para alinhar aquilo que a sua equipe está executando. No entanto, esse pode ser um dos principais motivos pelos quais os profissionais não são ainda mais produtivos.

Uma solução interessante, nesse caso, é adotar uma ferramenta de gestão de projetos, de tal modo que todos os colaboradores da equipe consigam ter acesso ao status de execução de cada tarefa. Isso diminui a necessidade de realizar reuniões a todo momento apenas para alinhamento.

Métricas

Outra opção é adotar alguns indicadores e métricas de desempenho, tanto individuais quanto coletivos. Isso ajuda a ter uma ideia do que cada equipe ou cada colaborador vem entregando ao longo do tempo, assim você consegue gerenciar cada caso com as suas particularidades.

Além disso, é possível estabelecer objetivos específicos sobre os resultados já obtidos. Isso faz com que as metas estipuladas para equipe sejam alcançáveis, desafiadoras e, ao mesmo tempo, motivadoras.

Outros detalhes

Além de tudo o que foi citado, existem diversas outras medidas que podem ser tomadas para melhorar o gerenciamento de tarefas. Uma delas é a eliminação de distrações, como o uso do celular durante a jornada de trabalho, aplicativos que servem para bloquear determinados sites, monitoradores de atividades online e assim por diante.

Você também pode fazer o uso de algumas ferramentas e métodos de produtividade, como um Pomodoro, por exemplo, que é uma técnica utilizada para otimizar a realização de tarefas, por meio de um determinado tempo de foco seguido de uma breve pausa.

Como a GoDash pode ajudar?

A GoDash é uma plataforma de gestão de projetos, eventos e atividades que reúne as pessoas envolvidas para que elas interajam de forma a atribuir ainda mais produtividade no dia a dia da equipe.

De um jeito prático e intuitivo, você consegue fazer com que a sua equipe interaja de maneira colaborativa para a realização dos projetos. Isso faz toda a diferença na rotina de gerenciamento de tarefas da empresa e na produtividade do time de trabalho.

Quer saber ainda mais sobre como otimizar o gerenciamento de tarefas na sua empresa? Então, converse conosco e descubra como podemos ajudá-lo nessa jornada!

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