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Gerenciamento de projetos em agências: saiba como fazer

3 minutos para ler

Às vezes, lidar com prazos pode ser uma tarefa difícil. Nem sempre damos conta da rotina e a falta de organização pode afetar todo mundo, não é? Mas você já parou para pensar em como fazer o gerenciamento de projetos na sua agência? 

Essa ideia pode agilizar as tarefas e melhorar o fluxo de trabalho da empresa. Quer saber como fazer isso e ainda garantir a entrega no prazo para cada cliente? Então, não deixe de conferir o que contamos neste post. É só continuar a leitura!

Faça o controle das atividades de cada projeto

Você já sentiu aquela preocupação ao ver uma lista imensa de coisas para fazer? Isso acontece por estarmos em contato com todo tipo de demanda — reuniões, e-mails, mensagens, relatórios, planilhas, trabalhos e por aí vai.

Com tanto para ser feito, não dá para depender apenas da memória. Se você já teve um “branco”, certamente sabe da importância do controle de atividades em cada projeto. Não só isso — ao monitorar as tarefas, fica mais fácil comunicá-las aos membros da equipe.

Como começar a fazer isso? O primeiro passo está em relacionar os objetivos às atividades “macro”, assim como suas ocupações. Em seguida, você vai precisar determinar uma ordem de prioridades, com base na importância e nos prazos.

Analise os prazos de entrega de jobs

Se fizéssemos uma lista de fatores que prejudicam o gerenciamento de projetos, os problemas com prazos certamente estariam entre os principais. Isso porque boa parte das atividades acontecem simultaneamente e o deadline acaba ficando apertado.

Nesse contexto, um dos principais fatores que provocam o problema é a falta de tempo para se planejar. Sem dedicar um espaço na rotina para organizar as coisas que precisam ser feitas, a tendência é fazer com que se acumulem.

Outro fator importante é a negociação de prazos. Isso porque sua agência não pode se comprometer com um número de tarefas acima do tempo necessário para sua execução. Vale mencionar, ainda, que deve existir uma margem para improviso — atividades extras, problemas na entrega e por aí vai. Contabilize-os para que o planejamento não falhe!

Maximize os recursos da agência

Vamos supor que você já consiga organizar os prazos e conheça bem as atividades de cada projeto. O que falta? De forma geral, a maximização dos recursos financeiros. Você já parou para pensar em quanto custam seus projetos?

Aqui, entra uma etapa importante do gerenciamento de projetos — o planejamento financeiro. Essa parte aponta o caminho para que a agência se mantenha rentável e financeiramente equilibrada.

O gerenciamento de projetos adota medidas e conceitos para fornecer o serviço da melhor forma possível, evitando problemas com datas e estresse no cotidiano. Se você seguir as dicas do texto, todo o trabalho tende a fluir melhor.

Não se esqueça de que essa ideia necessariamente passa pelo monitoramento e acompanhamento de métricas. Essa é a forma mais adequada de acompanhar progressos e identificar o que precisa ser melhorado.

O que achou do nosso post? Está afim de aprender ainda mais sobre gestão e produtividade? Então, leia o post que escrevemos sobre checklist para o dia a dia de trabalho!

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