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Eficiência operacional: qual a sua importância e como otimizá-la?

7 minutos para ler

A eficiência operacional é a menina dos olhos de qualquer gestor, ainda que ele não tenha muita clareza sobre o seu real significado. Algumas pessoas ainda relacionam esse conceito às metas alcançadas, o que é um erro. Ter um negócio eficiente é combinar uma série de fatores como custos, processos, desempenho e todas aquelas atividades que ajudam a otimizar a operação.

Se você não faz ideia por onde começar a organizar a sua empresa para conquistar a tão sonhada eficiência operacional, confira dicas simples que vão ajudar a otimizar muitos aspectos da sua gestão. Acompanhe este post e saiba mais!

O que é eficiência operacional?

Se o desempenho da sua empresa não anda muito bem, você deve ter percebido como o uso de boas técnicas de gestão é algo importante, não é mesmo? Isso resume o conceito de eficiência operacional: a busca por melhorar todos os aspectos do negócio, incluindo a sua lucratividade, a qualidade das suas entregas, a redução de desperdícios e tudo o que possa otimizar a operação e os recursos disponíveis.

Pareceu complicado? Calma, vamos explicar melhor.

De forma geral, esse conceito diz respeito ao conhecimento que um gestor tem sobre a própria empresa. Isso significa que não basta acompanhar os resultados finais, ou seja, lucro ou prejuízo, ele também precisa estar atento aos resultados parciais. Em outras palavras, nem sempre uma empresa que está dando prejuízo demanda um corte de custos. Talvez ela precise justamente de alguns investimentos.

Mas, de onde veio isso? Há algum tempo, os gestores começaram a observar que, independentemente dos fatores que diferenciavam competitivamente as empresas, era preciso dominar as atividades mais básicas — aquelas que se repetiam em todos os negócios de um mesmo segmento. Com isso, descobriram a necessidade de serem bons naquilo que todos os outros estavam fazendo, ou seja, alcançar a eficiência operacional.

Como medir a eficiência operacional?

Existem diferentes formas de identificar a eficiência operacional de uma empresa. Se você trabalha com produtos, a primeira métrica importante para ser medida é o custo unitário. Isso porque melhorando o valor pago em um produto você consegue manter a sua renda, minimizando os gastos e aumentando a lucratividade, isso é o que vai otimizar a operação.

Outra forma de fazer o cálculo é por meio da razão entre os inputs (entradas) e outputs (saídas). O que isso significa? Na prática, as entradas dizem respeito a tudo aquilo que é necessário em termos de recursos para gerar valor para o processo — dinheiro, pessoas, tempo etc. Já as saídas são as entregas que você está produzindo, ou seja, a qualidade da experiência do cliente, indicador de giro de ativo e assim sucessivamente.

O importante nisso tudo, além de garantir que as saídas sejam maiores que as entradas, é que esses cálculos sirvam de base para o seu monitoramento. A longo prazo, isso ajudará a entender se a eficiência operacional está aumentando com as medidas que você adota.

Como otimizar a eficiência operacional?

Como você viu, a eficiência operacional só surge quando o gestor é capaz de orquestrar diferentes aspectos organizacionais, empregando os recursos da maneira mais inteligente possível. Apesar de parecer algo complicado e demorado, esse é um resultado que pode ser alcançado a partir de algumas mudanças simples, como:

  • mapeie os processos internos;
  • conheça os custos de operação;
  • reduza os desperdícios;
  • identifique as falhas de processo;
  • descubra a origem dessas falhas;
  • adote ferramentas tecnológicas.

Basicamente, é uma jornada de conhecimento e mensuração daquilo que já é feito internamente, para adotar ajustes pontuais e observar como eles afetam os resultados do negócio. Isso trará melhorias para o projeto, sem aumentar os custos, o que torna o negócio escalável e proporciona diversas oportunidades de crescimento.

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Qual é o papel do mapeamento de processos na eficiência operacional?

Você já sabe que o primeiro passo para otimizar a eficiência operacional da empresa é realizar um mapeamento de processos. Agora chegou a hora de descobrir o porquê. O motivo é bem simples: o mapeamento de processos vai gerar um desenho de todas as etapas de procedimentos que existem na sua empresa.

Em outras palavras, trata-se de um recurso visual que ajudará você e a sua equipe a identificarem os gargalos existentes. Isso é fundamental para descobrir aquelas atividades dispensáveis, além dos desperdícios que estão impedindo de otimizar a operação.

A partir disso, é possível reestruturar processo por processo. Por exemplo:

  • revisitar os contratos com fornecedores, buscando acordos melhores ou novas opções;
  • adotar tecnologias que eliminem o retrabalho e aumentem a produtividade da equipe;
  • reformular os processos seletivos, aumentando a precisão das contratações.

Por fim, mas não menos importante, não se esqueça de coletar dados e comparar os resultados de antes e depois de todas as mudanças que você adotar. Isso é o que vai determinar se você aumentou ou diminuiu a sua eficiência operacional.

Como reestruturar e otimizar a operação?

O primeiro passo para acertar na reestruturação de processos é trabalhar com evidências. Para isso, você precisa ter todas as suas etapas internas traduzidas em dados, com indicadores de produtividade claros. Só a partir disso será possível olhar efetivamente para os gargalos e pontos de melhoria.

Quando você conhece os seus processos, começa a ter condições de identificar o excesso de projetos e tarefas desnecessárias que estão tomando recursos (tempo, dinheiro, pessoas) sem um retorno efetivo. Além disso, é possível reconhecer os pontos de melhoria, as soluções que podem ser compartilhadas entre os setores e as estratégias que contribuem para a fluidez operacional.

Com o tempo, você perceberá que nem sempre é possível melhorar um processo. Em alguns casos, será preciso eliminar toda uma etapa e reconstituir do zero. Para isso, é imprescindível que você realize testes com as suas alternativas, para entender como elas funcionarão na prática.

Além disso, é preciso reforçar que não pode haver espaço para o medo. O foco deve estar em encontrar o meio mais eficiente de realizar uma tarefa, um procedimento ou todo um processo.

Invista em soluções tecnológicas

É praticamente impossível falar em eficiência operacional ou reestruturação de processos sem mencionar a importância do uso da tecnologia em todas as etapas. Modernizar o seu negócio é a forma mais efetiva de dar um salto na produtividade e reduzir os custos de maneira acertada.

Para isso, considere adotar softwares que auxiliem no mapeamento dos processos, sistemas de gestão de pessoas, controle de estoque e até mesmo dos processos. O objetivo é automatizar etapas e gerar métricas que indiquem constantemente se a sua empresa está tomando as melhores decisões. Assim, sempre que um processo se tornar insatisfatório você terá a oportunidade de ajustá-lo o quanto antes.

Não se esqueça de que só otimizar a operação não é o suficiente para gerar bons resultados. O ideal é que esse processo seja feito em parceira com outras ideias, como posicionamento estratégico e gerenciamento de riscos.

Você gostou deste post? Conseguiu aprender mais sobre o conceito de eficiência operacional? Então, não deixe de compartilhar este conteúdo nas suas redes sociais!

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